Excel Mastery Indonesia

Excel Mastery
Indonesia

Tutorial Excel • berhenti menghitung baris satu per satu

Cara Menghitung Jumlah Data dengan Kriteria di Excel Pakai Rumus COUNTIF

Atasanmu bertanya: dari daftar pesanan minggu ini, ada berapa pesanan Kopi Susu? Daftarnya baru 10 baris, jadi kamu menghitungnya dengan mata — dan mendapat 4. Padahal jawabannya 5: satu baris Kopi Susu terselip di antara Teh Melati dan Roti Cokelat, dan matamu melewatkannya. Pada 10 baris saja mata bisa salah; pada 200 baris, menghitung manual bukan lagi soal teliti, tapi soal kapan salahnya ketahuan.

Jawaban singkat: pakai COUNTIF, fungsi yang menghitung berapa sel dalam satu range yang memenuhi satu syarat. Rumusnya =COUNTIF(B2:B11;"Kopi Susu") dengan B2:B11 kolom produknya. Hasilnya 5 — bukan perkiraan, dan bisa dicek ulang kapan pun karena datanya tetap di artikel ini. Di bawah ini ada contoh lengkap dengan 10 baris pesanan yang sama dari awal sampai akhir, jadi setiap hasil bisa kamu cocokkan baris per baris.

Ke praktik langkah-demi-langkah ↓

Konsep: COUNTIF hanya punya dua argumen, dan kriterianya yang menentukan segalanya

COUNTIF selalu ditulis dengan pola yang sama: range yang mau dihitung, lalu kriteria yang menjadi syaratnya. Tulis kriterianya sekali, dan Excel yang memeriksa seluruh range untukmu:

=COUNTIF(range; kriteria)

Bentuk kriteria COUNTIF dan contohnya
Bentuk kriteriaContoh penulisanYang dihitung
Teks persis"Kopi Susu"Sel yang isinya tepat Kopi Susu
Angka persis45000Sel yang nilainya tepat 45000
Perbandingan">50000"Sel yang nilainya di atas 50000
Isi sel lainF2 (tanpa kutip)Sel yang sama dengan isi sel F2
Wildcard"Kopi*"Sel yang diawali kata Kopi, apa pun lanjutannya

Tiga aturan kutip yang menghemat waktu: kriteria teks dan perbandingan wajib dalam tanda kutip; angka boleh tanpa kutip; dan kriteria yang diambil dari sel lain ditulis tanpa kutip — karena yang dikutip adalah isi selnya, bukan alamat selnya. Kebanyakan error COUNTIF berasal dari tiga aturan ini, dan semuanya dibahas di bagian jebakan.

Praktik: 10 baris pesanan, 5 hitungan dalam 5 langkah

Buat workbook baru dan ketik tabel ini persis seperti di bawah: kolom A nomor, kolom B produk, kolom C status, kolom D nominal. Data ini sengaja dibuat tetap, supaya setiap hasil di artikel ini bisa kamu cocokkan tanpa menebak-nebak.

Data 10 baris pesanan untuk latihan COUNTIF
No.Produk (B)Status (C)Nominal (D)
1Kopi SusuTerkirim45000
2Teh MelatiDiproses75000
3Kopi SusuTerkirim45000
4Roti CokelatTerkirim60000
5Kopi SusuDibatalkan45000
6Teh MelatiTerkirim25000
7Kopi TubrukDiproses80000
8Kopi SusuTerkirim45000
9Roti CokelatTerkirim60000
10Kopi SusuDiproses45000
  1. Hitung teks yang persis sama. Di sel kosong ketik =COUNTIF(B2:B11;"Kopi Susu"). Hasilnya 5: baris 1, 3, 5, 8, dan 10. Untuk status, =COUNTIF(C2:C11;"Terkirim") hasilnya 6 (baris 1, 3, 4, 6, 8, 9); =COUNTIF(C2:C11;"Diproses") hasilnya 3; dan =COUNTIF(C2:C11;"Dibatalkan") hasilnya 1. Perhatikan: 6 + 3 + 1 = 10, sama dengan jumlah baris — ini cara cek yang dipakai lagi di akhir.
  2. Hitung dengan perbandingan angka. Untuk pesanan di atas Rp50.000, ketik =COUNTIF(D2:D11;">50000"). Hasilnya 4: 75000, 60000, 80000, dan 60000. Tanda > wajib ikut di dalam tanda kutip — tanpa kutip, rumusnya error. Untuk nominal yang tepat Rp45.000, =COUNTIF(D2:D11;45000) hasilnya 5 (baris 1, 3, 5, 8, 10).
  3. Ambil kriteria dari sel, jangan ketik ulang. Tulis Teh Melati di F2, lalu ketik =COUNTIF(B2:B11;F2). Hasilnya 2. Keuntungannya: ganti isi F2 menjadi Roti Cokelat dan hasilnya langsung berubah menjadi 2 juga, tanpa mengedit rumus. Alamat sel ditulis tanpa tanda kutip — kalau kamu menulis =COUNTIF(B2:B11;"F2"), Excel justru menghitung sel yang isinya huruf F dan angka 2, dan hasilnya 0.
  4. Kunci range-nya sebelum menarik rumus ke bawah. Kalau kamu mau menghitung beberapa kriteria sekaligus (misalnya daftar produk di kolom F, hasil di kolom G), tulis rumusnya sebagai =COUNTIF($B$2:$B$11;F2) lalu tarik ke bawah. Tanda $ mengunci range B2:B11 supaya tidak bergeser saat ditarik, sementara F2 tetap bergerak ke F3, F4, dan seterusnya. Tanpa $, range-nya ikut bergeser dan hasilnya mengecil diam-diam — jebakan ini dibahas tuntas di tutorial referensi absolut.
  5. Hitung sekeluarga produk dengan wildcard. Ketik =COUNTIF(B2:B11;"Kopi*"). Hasilnya 6: 5 Kopi Susu ditambah 1 Kopi Tubruk. Bintang (*) berarti “apa pun setelah ini”. Tanda tanya (?) lebih sempit: satu karakter saja, jadi =COUNTIF(B2:B11;"Kopi ????") hanya menghitung Kopi Susu (4 huruf setelah spasi), bukan Kopi Tubruk (6 huruf).

Cara cek sebelum melaporkan angkanya: jumlahkan hasil tiap kriteria dalam satu kolom. Untuk produk: 5 (Kopi Susu) + 2 (Teh Melati) + 2 (Roti Cokelat) + 1 (Kopi Tubruk) = 10, sama dengan jumlah baris. Kalau jumlahnya kurang dari total baris, ada kategori yang belum kamu hitung atau ada sel yang isinya tidak persis sama — biasanya karena spasi berlebih, yang dibahas di jebakan keempat.

Catatan locale: rumus di artikel ini memakai titik koma sebagai pemisah argumen, sesuai Excel berbahasa Indonesia. Di Excel berbahasa Inggris, ganti titik koma menjadi koma: =COUNTIF(B2:B11,"Kopi Susu"). Nama fungsinya tetap COUNTIF di kedua bahasa.

4 jebakan umum dan cara memperbaikinya

  1. Kriteria teks tanpa tanda kutip: #NAME? Rumus =COUNTIF(B2:B11;Kopi Susu) menghasilkan #NAME? karena Excel mengira Kopi adalah nama range, bukan teks. Perbaikannya: selalu beri tanda kutip pada kriteria teks, atau ambil kriterianya dari sel seperti pada langkah 3.
  2. Perbandingan tanpa tanda kutip: error. Rumus =COUNTIF(D2:D11;>50000) tidak bisa dibaca Excel karena tanda > di luar kutip bukan kriteria yang sah. Tulis perbandingannya lengkap di dalam kutip: ">50000", "<=25000", atau "<>45000" untuk “selain 45000”.
  3. COUNTIF tidak peka huruf besar-kecil. Kriteria "kopi susu" (huruf kecil semua) tetap menghitung Kopi Susu, karena COUNTIF mengabaikan besar-kecil huruf. Kalau laporanmu memang harus membedakan “kopi susu” dari “Kopi Susu”, COUNTIF saja tidak cukup — itu pekerjaan SUMPRODUCT dengan EXACT, di luar cakupan satu kriteria ini.
  4. Spasi berlebih membuat data tidak kehitung. Sel yang isinya “Kopi Susu ” (ada spasi di akhir) tidak dihitung oleh kriteria “Kopi Susu”, karena baginya itu teks yang berbeda. Hasilnya kelihatan benar, tapi total cekmu kurang dari 10 — dan di situlah kamu tahu ada yang salah. Perbaikannya: bersihkan dulu dengan TRIM, sesuai tutorial menghapus spasi berlebih, lalu hitung ulang.

Cara cek cepat sebelum mengirim laporannya: bandingkan jumlah hasil tiap kriteria dengan total baris (di contoh ini 10). Kalau jumlahnya pas, kriteriamu sudah mencakup semua baris. Kalau kurang, cari baris yang belum terhitung — biasanya masalah kutip, spasi, atau kategori yang belum masuk daftar.

Latihan: tiga hitungan, cek sendiri hasilnya

  1. Berapa pesanan Teh Melati? Hasil yang benar: 2 — baris 2 dan 6. Rumusnya =COUNTIF(B2:B11;"Teh Melati").
  2. Berapa pesanan dengan nominal di atas Rp50.000? Hasil yang benar: 4 — 75000, 60000, 80000, dan 60000. Rumusnya =COUNTIF(D2:D11;">50000").
  3. Berapa produk yang diawali kata “Roti”? Hasil yang benar: 2 — dua baris Roti Cokelat. Rumusnya =COUNTIF(B2:B11;"Roti*"). Kalau hasilmu 0, kamu lupa tanda kutip atau bintangnya.

Setelah jumlah per kriteria ini beres, langkah berikutnya yang sering dibutuhkan adalah menjumlahkan nominalnya per kategori, bukan hanya menghitung banyaknya — lihat cara memakai SUMIF per kategori — atau kembali ke hub tutorial Excel untuk memilih masalah berikutnya.